Estado quer reduzir arquivo com 30 quilômetros em documentos

Com a meta de reduzir 30% da massa documental existente em Mato Grosso do Sul, o Governo do Estado por meio da Secretaria de Administração e Desburocratização (SAD) acaba de finalizar o diagnóstico da massa documental acumulada nos órgãos e entidades do poder executivo estadual, que totalizaram 242.827 mil caixas de documentos acumulados, o equivalente a 30 km de documentos.

Para chegar a esse diagnóstico foram realizadas diversas capacitações e oficinas sobre espécie documental, identificação e diagnóstico, critérios de mensuração de acervos, avaliação documental, métodos de aplicação da tabela de temporalidade, avaliação documental, e todos os procedimentos legais para eliminação de documentos.

Ao todo foram capacitados 98 integrantes das comissões setoriais, responsáveis por atuar no levantamento do diagnostico, e mais 2.135 servidores da Capital e do interior do Estado por meio de capacitações presenciais e outras quatro por videoconferência.

A frente da ação, a Especialista em Gestão Pública e Superintendente de Gestão Documental da SAD, Doralice Martins, destaca o trabalho conduzido em sua totalidade por servidores estaduais. "Além de diagnosticar o quantitativo da massa documental acumulada, com a ação, o Governo do Estado deixa de gastar R$ 2,8 milhões que seriam pagos a empresa terceirizada para realizar as capacitações e finalizar o diagnóstico", pontua Doralice.

Para o Secretário Interino de Administração e Desburocratização, Édio Viegas, Mato Grosso do Sul passa a fazer parte dos poucos Estados que tem esse diagnóstico. "Estamos seguindo uma determinação do Governador Reinaldo Azambuja de organizar a massa documental do Estado. Com esse levantamento passamos a figurar entre os poucos Estados que já concluíram esse diagnóstico, como Rio de Janeiro e São Paulo", pontua Viegas.

Com a aplicação dos prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), o próximo passo é definir o processo de guarda ou eliminação dessas espécies documentais de acordo com a legislação vigente. A ação finalizada é parte do processo de organização da massa documental do Estado iniciada em 2015 com a eliminação de 14 milhões de folhas de arquivo dos depósitos da administração estadual.